1ère étape : détecter les coûts cachés

L’objectif du bilan social est de déceler les éventuels coûts cachés de l’entreprise que le contrôle de gestion classique ne peut mettre en avant, du fait de leur caractère diffus et non liés à un acteur en particulier.

Etablir un diagnostic pluridimensionnel doit permettre de porter une analyse du travail et de l’organisation, de la conduite des projets et des relations sociales, afin de détecter d’éventuels dysfonctionnements. En effet, il s’agit bien là de la première étape du processus : une fois certains dysfonctionnements repérés, il s’agira de voir l’origine de ces troubles et les mesures à prendre afin de les réduire.

Une autre approche, plus rapide peut-être, pourrait être menée, mais elle nous semble moins pertinente. En effet, dans un souci de gain de performance rapide, certains entrepreneurs seront tentés d’améliorer les conditions de travail de leurs employés, afin d’augmenter leur productivité. Néanmoins, un double problème se pose : comment savoir sur quelles conditions de travail il faut œuvrer ? et comment être sûr que l’amélioration des conditions de travail engendrera un réel gain de productivité ?

La méthode que nous développerons au travers de ce blog, nous semble plus juste car elle évite le biais de poser l’hypothèse que l’amélioration des conditions de travail engendrera forcément un gain de productivité à tel ou tel niveau.

A l’inverse nous proposons une méthode qui part de l’analyse des dysfonctionnements de l’entreprise, pour ensuite voir à quoi ils sont dus, et de quelle manière les conditions de travail de l’entreprise jouent sur ces problèmes. Une fois cette proportion bien cernée, le gestionnaire peut donc idéalement mener une analyse avantages-coûts des investissements nécessaires à l’amélioration des conditions de travail.

Ainsi, nous repérons 6 grandes familles de dysfonctionnements dans l’entreprise, origines des coûts cachés :

- L’utilisation des équipements,

- La productivité de la main d’œuvre,

- La qualité des produits,

- L’absentéisme,

- La rotation du personnel,

- Les accidents de travail.

Par ailleurs, il est également utile de mener une analyse du climat social de l’entreprise.

Pour chacune de ces familles, nous mettrons en exergue des ratios ou questions qui vous permettront de voir si de tels troubles sont présents dans votre organisation.

Nous ne donnons pas de seuil limite à ces ratios, car ces derniers sont propres à chaque entreprise et chaque secteur. En fonction du taux calculé, il s’agit de voir le taux moyen du secteur d’activité, pour cerner la position de l’entreprise. En effet, par exemple, on sait que le turn-over est beaucoup plus important dans certains secteurs que d’autres, et ceci est vrai pour de nombreux ratios.

Quels sont les coûts cachés les plus importants de votre entreprise ?

• L’utilisation des équipements

- Human Capital Return on Investment : [Chiffre d’Affaires – (Charges hors Rémunérations)]/ Rémunération

- Actifs / Effectif

- Temps d’arrêt des machines / Temps total de service

- Temps de mise en route / Temps de travail

- Temps de réparation des machines / Temps de Travail

- Nombre de Salariés formés aux machines / Effectif

- Taux de couverture des postes : Nombre de salariés devant posséder les compétences stratégiques /

Nombre de salariés possédant réellement ces compétences

• La productivité de la main d’œuvre

Mesure de la contribution économique du personnel :

- Chiffre d’Affaires / Effectif

- Valeur Ajoutée / Effectif ou Masse Salariale

- Net Operation Income / Workforce

- Production / Effectif => on parle de l’effectif moyen annuel, en équivalent temps de travail

Profitabilité par employé :

- Human Capital Value Added : [Chiffre d’Affaires – (Charges hors Rémunérations)] / Effectif

• La Qualité des Produits

- Nombre de rebus / Nombre de produits total (par période donnée)

- Nombre de retour de produits ou de réclamation clients, par période donnée

- Temps de travail passé sur les retouches / Temps de travail Total

- Index de Satisfaction Client :

Le lien suivant vous présente un article (F. Schmidt, T. Stickland, 1998) complet pour la mise en place d’une enquête de satisfaction clients. La page 43/60 vous offre un exemple concret de questionnaire à diffuser : http://dsp-psd.pwgsc.gc.ca/Collection/SC94-68-1998E.pdf

• L’Absentéisme

- Heures d’absence sur la période / Heures Théoriques sur la période (=effectif théorique * heures/employés)

- Heures d’absence – Absentéisme Longue Durée / Heures Théoriques sur la Période

Mesure de la gravité de l’Absentéisme :

- Durée Totale des Absences / Effectif

- Durée moyenne : Nombre total d’heures d’absence / Nombre d’absences

• La Rotation du personnel

Turnover :

- Nombre de départs par an / Effectif moyen

- Nombre de départs par an associés à un motif / Effectif moyen

- Total de démissions / Total de départs

Ancienneté, stabilité du personnel :

- Ancienneté moyenne

- Nombre de promotions annuelles / Effectif

- Nombre de présents au bout de N mois / Nombre d’embauchés au bout de N mois

Coût du recrutement :

- Délai d’embauche

- Sélectivité : Nombre de candidats retenus / Nombre de candidatures examinées

- Qualité : Nombre de candidats restant au bout d’un an / Nombre de recrutements sur la période

- Coût : Coût du recrutement (pour une période donnée) / Nombre de recrutements (sur la période)

• Les Accidents de Travail

- Nombre d’accidents de travail par période donnée

- Taux de gravité des incapacités temporaires :

(Nombre de jours perdus / Nombre d’heures travaillées) * 1000

- Taux de fréquence avec incapacité permanente :

(Nombre d’accidents de travail avec incapacité permanente / Nombre d’heures travaillées) * 1000000

Remarque : Ces deux derniers ratios sont ramenés en base 1 000 ou 1 000 000 pour une lecture plus visuelle des chiffres, mais ces bases peuvent être changées en fonction de l’importance des numérateurs.

• Le Climat Social

- Nombre de manifestations ou grèves par période de temps

- Taux de concentration : Nombre de grévistes / Effectif sur la période

- Intensité conflictuelle : Nombre de jours ou d’heures perdus / nombre de grévistes

Le schéma suivant peut vous aider à obtenir une vue d’ensemble du climat social de votre entreprise :

Mais le climat social ne peut s’évaluer que par des critères quantitatifs. La prise en compte du ressenti des employés, et de leur implication dans l’organisation est primordiale. Vous trouverez dans les liens suivants, des exemples de questionnaires possibles pour obtenir l’opinion des employés. (Source : Le Minnesota Satisfaction Questionnaire (MSQ, Traduit par Roussel, en 20 indicateurs, 1994)

http://picasaweb.google.com/102296746471593884847/QuestionnairesOpinionsDesEmployes#

Après avoir mesuré ces différents ratios, l’entreprise est en mesure de savoir où les principaux dysfonctionnements interviennent au sein de l’organisation. La méthode peut paraître longue, mais elle fonctionne par paliers et permet d’éviter des erreurs. Ce premier bilan permet de voir sur quel(s) coût(s) caché(s) l’entreprise doit se focaliser. Par la suite, pour chaque famille de dysfonctionnement, nous avancerons d’un palier dans la méthode afin de réussir à montrer la part de la responsabilité des conditions de travail dans ces coûts cachés. L’objectif à terme étant de diminuer au mieux ces coûts afin d’améliorer la performance de l’entreprise.